PHOENIX group
            

Die PHOENIX group ist ein führender integrierter Gesundheitsdienstleister in Europa. Die Gruppe beschäftigt mehr als 39.000 Mitarbeiter, die dafür sorgen, dass Medikamente und Gesundheitsprodukte Millionen von Menschen in 27 Ländern erreichen. Mit 2.800 Apotheken in 14 Ländern und 161 Vertriebszentren hat das Unternehmen jährlich 155 Millionen Kundenkontakte in Apotheken - und einen Umsatz von über 28,2 Milliarden Euro.

Prozessmanagement ist für die PHOENIX group keine leichte Aufgabe. Das führende integrierte Gesundheitsunternehmen in Europa ist in 27 Märkten tätig und muss sowohl nationale als auch europäische Vorschriften einhalten. Darüber hinaus haben die Pharmaunternehmen, mit denen es zusammenarbeitet, spezifische Anforderungen an den Umgang mit ihren Produkten.

"Lange Zeit haben wir unsere Prozesse mit Word-Dokumenten und anderen flachen Dateien verwaltet", sagt Veronika Ellermann, Spezialistin für BPM-Methoden und -Tools bei PHOENIX. "Aber wir haben erkannt, dass wir den nächsten Schritt machen müssen. Wir brauchten einen intelligenteren Weg, um unsere Prozesse zu verwalten, sie mit unseren Anwendungen zu verknüpfen und die Vorteile digitaler Unternehmen zu nutzen."

Deshalb hat sich PHOENIX 2018 für Software AG und ARIS entschieden, um die Digitalisierung voranzubringen.

Obwohl die Reise noch nicht abgeschlossen ist, erntet PHOENIX bereits die Früchte der Arbeit. Übersichtliche, leicht verständliche Dashboards machen das Prozessverständnis zum Kinderspiel, so dass immer die richtigen Regeln auf die richtigen Länder angewendet werden. Schulungen und Materialien, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter speziell für ARIS benötigt werden, werden online der richtigen Person zur Verfügung gestellt. Und die Verknüpfung von Prozessen und Anwendungen mit ARIS bedeutet weniger Fehler, mehr Agilität und neue Möglichkeiten, die Lücke zwischen Risiko- und Prozessmanagement zu schließen.

Eine wahre Quelle für alle Märkte

"Die PHOENIX-Gruppe arbeitet in einem stark kontrollierten und regulierten Umfeld mit strengen Compliance- und Risikostandards, die sich von Land zu Land unterscheiden können", sagt Ellermann. "Mit ARIS sind wir in der Lage, sofortige Transparenz zu erlangen und unsere komplexen Prozessabläufe so zu verwalten, dass wir konform, schnell und sicher sind."

Europaweit regeln die GDP-Verordnungen ("good distribution practice"), wie Arzneimittel während des Vertriebsprozesses gelagert, überwacht, gesichert, verfolgt und vieles mehr werden. Für multinationale Unternehmen wie PHOENIX erfordern die unterschiedlichen nationalen Vorschriften Prozesse, die den übergreifenden Vorschriften entsprechen und gleichzeitig in der Lage sind, regionale und nationale Unterschiede zu handhaben. ARIS unterstützt dies.

Ob es sich um die Temperaturüberwachung von Medikamenten oder andere GDP-Anforderungen handelt, ARIS kennzeichnet alle Prozesse, die für eine Anforderung relevant sind. So kann PHOENIX seine Arbeitsabläufe optimieren, kostspielige Doppelungen von Prozessen oder Rollen (häufige Probleme bei manueller Dokumentation) vermeiden und sogar internen oder externen Auditoren mit wenigen Klicks maßgeschneiderte Listen der relevanten Prozesse zur Verfügung stellen.

Und mit den integrierten logischen, leicht verständlichen und anpassbaren Dashboards hat PHOENIX eine Lösung, die auch die neuesten Mitarbeiter nutzen können.

Schnelle Einführung, unzählige Möglichkeiten

Die Implementierung eines einheitlichen Systems in großen Organisationen mit mehreren nationalen Niederlassungen ist immer komplex. Aber die Mitarbeiter von PHOENIX haben die Leistungsfähigkeit von ARIS aus erster Hand erfahren.

"Es ist erstaunlich, wie schnell unsere Anmeldungen bei ARIS von etwa 300 Ende 2020 auf fast 1.500 im nächsten Quartal gestiegen sind", sagt Ellermann. "Neue Versionen können problemlos implementiert werden, so dass auch Nutzer ohne große technische Vorkenntnisse die Updates problemlos durchführen können."

Aber nicht nur die Technologie, die im Mittelpunkt dieses Projekts steht, ist ein Erfolg. PHOENIX schätzt auch die Servicequalität der Software AG. "Der Kundenservice ist fantastisch, die Vorlaufzeiten sind hervorragend", sagt Ellermann, "und es ist schon erstaunlich, dass die erste Antwort auf unsere Anfragen in der Regel in weniger als einer Stunde eintrifft - und oft schon die Lösung enthält."